2. Opracować plan i go realizować
Z uwagi na rozwijające się ciągle narzędzia analityczne dostępne organom (np. pliki JPK, raportowania w zakresie cen transferowych, elektroniczne sprawozdania finansowe, MDR) kontrole są coraz częściej ukierunkowane na konkretny aspekt rozliczeń albo wręcz na konkretną transakcję. Już na samym początku należy poszukiwać głównego obszaru zainteresowania kontrolujących.
Jeżeli kontrola dotyczy wąskiego aspektu rozliczeń, kontrolujący często rozpoczynają ją z gotowym pomysłem i argumentacją na zakwestionowanie rozliczeń kontrolowanego.
Kontrola i postępowanie podatkowe mają swoją specyfikę – w sprawie rozstrzyga organ, który często jest faktycznie zainteresowany konkretnym wynikiem sprawy (chroniąc interes fiskalny). Działanie kontrolowanego według własnego planu stanowi przeciwwagę dla działań kontrolujących, ponieważ żądane przez kontrolujących dokumenty i informacje mogą być potencjalnie nakierowane głównie na podbudowanie argumentacji organu. Opracowanie planu pozwala przejąć inicjatywę – nie tylko biernie reagować na wezwania, lecz także dołączać do sprawy własne dowody.
3. Działać od samego początku
W praktyce, spory podatkowe potrafią trwać wiele lat (w szczególności w sytuacji kontynuowania sporu przed sądem administracyjnym). Najczęściej jednak kluczowe dla sprawy są dowody zebrane na samym początku, czyli w ramach kontroli i postępowania w pierwszej instancji.
Należy mieć na uwadze, że specyfika postępowania odwoławczego i przed sądami administracyjnymi często utrudnia lub uniemożliwia prowadzenie nowych dowodów. W szczególności dotyczy to sądów administracyjnych – one jedynie kontrolują zgodność rozstrzygnięcia z prawem, opierając się na już zebranych dowodach.
Jeżeli podatnik zdecyduje się na profesjonalne wsparcie, szerokie prezentowanie argumentacji i popierających ją dowodów dopiero na etapie odwołania albo skargi do sądu administracyjnego, w wielu sytuacjach może być już za późno – to się łączy z punktem pierwszym.
4. Zapanować nad obiegiem informacji i dokumentów
W pierwszej kolejności należy podjąć próbę identyfikacji istotnych dokumentów i informacji w związanych z przedmiotem kontroli. Jako przykład może posłużyć m. in. ustalenie, czy posiadamy kompletną dokumentację cen transferowych albo transakcji wewnątrzwspólnotowych dla celów VAT.
Ważne jest też ustalenie osób odpowiedzialnych za dostarczanie kontrolującym dokumentów i informacji i nadanie działaniom w tym zakresie odpowiedniego priorytetu.
Ustalenie właściwego obiegu informacji jest szczególnie ważne w sytuacjach, w których potrzebna jest współpraca zagranicznego podmiotu z grupy – np. przy kontroli transakcji w zakresie cen transferowych.
Warto także mieć na uwadze, że materiały zebrane w toku kontroli mogą być potencjalnie wykorzystane w innych postępowaniach, np. w sprawach karnych skarbowych, które mogą zostać wszczęte, jeżeli organ poweźmie uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego.
5. Zarządzać kontaktami z urzędnikami
Kontrola podatkowa i celno-skarbowa są często stresującymi procedurami. Czasami także zdarza się, że niemożliwe jest zebranie w terminie wszystkich wymaganych informacji i dokumentów.
Warto jednak utrzymywać poprawne stosunki z urzędnikami i pozostawać z nimi w stałym kontakcie. W większości sytuacji lepiej być postrzeganym jako podmiot współpracujący i transparentny, niż jako unikający i nie przejawiający chęci do współpracy.
Ważne! W skrajnych sytuacjach utrudnianie lub udaremnianie czynności kontrolnych może podlegać odpowiedzialności karnej skarbowej (art. 83 KKS). W sytuacjach bezzasadnego niestawiennictwa albo bezzasadnego nieudostępnienia dokumentów lub innych materiałów organ może nałożyć karę porządkową (w 2023 r. kara może wynosić do 3300 zł). W tym kontekście ważne jest, aby otwarcie informować urzędników o przyczynach opóźnień lub braku możliwości dostarczenia informacji i dokumentów.
6. Ocenić, czy jest szansa na uniknięcie sporu
Przedmioty kontroli i pojawiające się w nich zagadnienia są różnorodne. Czasami rację mają organy, a innym razem podatnicy. Decyzje o dalszych krokach i ewentualnym sporze należy podjąć z namysłem. Jeżeli z fachowej oceny sprawy wynika, że sporu nie warto prowadzić, korekta deklaracji bywa dobrym rozwiązaniem. Emocje, takie jak gniew i chęć wykazania za wszelką cenę, kto ma rację, są złymi doradcami.
Warto także mieć na uwadze, że w przypadku, w którym szanse na wygranie sporu są znikome, złożenie korekt i zapłata zaległości podatkowej pozwala w wielu sytuacjach zminimalizować negatywne skutki dla podatnika.
POKAŻ MNIEJ
